7 claves para mantenerse productivo cuando su rutina diaria se activa

Tenía un ritmo.

Tenía una rutina.

La mayoría de los días incluso tuve suficiente tiempo.

En unos días magníficos, tuve tiempo más que suficiente. (No, de verdad. Fue glorioso).

Pero entonces nació mi hija. Finalmente mi esposa volvió a trabajar. Y, para nuestro disgusto, no se materializó ninguna opción aceptable de guardería o niñera.

De repente, me convertí en la cuidadora de tiempo completo de mi bebé durante el día, mientras seguía desempeñando un trabajo de vicepresidente de marketing a tiempo completo y trabajando desde casa.

Ah, y para colmo, una vez que mamá ya no estuvo presente para realizar su magia de siesta, mi hija decidió que ya no tomaría una siesta en su cuna. No, sólo serán suficientes paseos en cochecito de más de una hora al aire libre en el calor del verano de Texas. Sí...

Entonces, ¿qué sucede cuando tu agenda diaria meticulosamente elaborada se hace añicos por una serie de circunstancias (aunque sean muy lindas) que no planeaste del todo?

Bueno, al menos en mi experiencia, aprende algunas lecciones importantes muy rápidamente si quieres tener alguna esperanza de sobrevivir.

Pero una nota rápida antes de llegar a esas lecciones…

Aquí está el pequeño y sucio secreto de esta publicación.

No cometa el error de pensar que el resto de esta publicación solo se aplica a usted si es padre primerizo. O pasar por alguna otra loca transición de vida. O generalmente eres un desastre desorganizado.

  1. No siempre puedes planificar exactamente cuándo la vida te lanzará un montón de obstáculos seguidos. Pero te prometemos que tener en mente las siete claves que explico a continuación te ayudará a estar un poco mejor preparado si (más bien cuando) suceda.
  2. Realmente ni siquiera necesitas esperar a que la vida se vuelva loca para seguir los siguientes consejos porque la mayoría de ellos se aplican generalmente a la productividad. Quiero decir, ¿hay algún momento en tu vida en el que priorizar y concentrarte será contraproducente? No.

Entonces, sigue leyendo.

Si tu situación de vida actual te hace sentir como un pollo al que le cortan la cabeza, tengo un plan que te ayudará a recuperar un poco de cordura. (Ciertamente me ha ayudado).

Y si su situación de vida actual es suave, cada clave que lea a continuación le servirá como un recordatorio útil de cómo puede ser aún más productivo... y cómo adaptarse y reaccionar en el futuro en caso de que se produzca un cambio importante.

Bien, ahora pasemos a las lecciones, que he organizado en siete claves para navegar con éxito en estas aguas potencialmente agitadas y cambiantes de horarios.

¡Disparar! Acabo de ver a mi hija cambiar de posición en su cuna. No tenemos mucho tiempo...

1. Comunicar

Cuando me di cuenta de que mi horario de trabajo personal iba a cambiar drásticamente, supe que alteraría lo que estaría disponible para hacer.

Por ejemplo, he organizado muchos seminarios web durante los últimos 18 meses, a menudo dos sesiones por semana. Pero, ¿cómo iba a encontrar bloques confiables de 90 minutos durante el horario comercial normal para concentrarme en un seminario web con un bebé gateando?

Esto dio lugar a varias conversaciones, con mis superiores y con otras personas cuyos roles se verían afectados debido a mi incapacidad para organizar seminarios web.

A veces puede resultar incómodo iniciar conversaciones como estas, porque nunca nos gusta admitir que ya no podemos hacer algo con lo que se esperaba que hiciéramos. Pero es mucho mejor tenerlos de inmediato, para poder elaborar nuevos planes, en lugar de esperar y luego obligar a todos a luchar.

Afortunadamente, todos los temores que tenía se disiparon rápidamente.

Mis superiores entendieron y estaban dispuestos a trabajar con mi nuevo y loco horario, y compañeros de equipo notables como Chris Garrett y Will DeWitt estaban dispuestos a intervenir y encargarse de las tareas de planificación, organización y hospedaje de seminarios web en mi ausencia.

¿Esta lección se aplica a usted si es una empresa de uno, digamos un emprendedor digital en solitario ? Absolutamente.

Pero en su caso, es posible que se esté comunicando con su audiencia en lugar de con un equipo de trabajo. Si su rutina diaria se modifica hasta el punto de que su programación de contenido cambiará, comuníqueselo a su audiencia.

Las expectativas lo son todo . Establezca los adecuados para que la gente sepa qué esperar y para que usted tenga posibilidades de superarlos. Recuerde: siempre es mejor prometer poco y cumplir en exceso, en lugar de lo contrario.

2. Priorizar

Una vez que se haya comunicado con las partes afectadas, es hora de sentarse y comunicarse un poco honestamente con usted mismo.

Porque si vas a hacer la transición de lo que parecía un océano ininterrumpido de tiempo a lo que ahora parecerán unos pequeños charcos de tiempo dispersos, ¡debes asegurarte de maximizar esos charcos!

Eso significa que la priorización es clave.

¿Qué es imprescindible que hagas… y qué no?

Una forma de hacerlo es organizar sus responsabilidades en cuatro cuadrantes:

  • Urgente e importante
  • No urgente e importante
  • Urgente y sin importancia
  • No urgente y sin importancia

Asegúrese de saber qué es urgente e importante, para que no pase desapercibido.

Además, asegúrese de encontrar tiempo para las actividades no urgentes pero importantes, que son fáciles de posponer ante la escasez de tiempo.

Y luego ser capaz de identificar las cosas urgentes pero sin importancia, así como las no urgentes y sin importancia, para poder priorizar adecuadamente lo que simplemente se deja de lado y se ignora.

No puedes hacerlo todo, pero puedes asegurarte de hacer lo más importante.

La conclusión aquí es que si tiene menos tiempo, tiene menos margen de error en términos de qué se hace y qué no porque, lo más probable es que no pueda hacer el mismo volumen de cosas.

Entrar en modo de hiperpriorización te obliga a aclarar qué importa y qué no. Y la sabiduría que obtendrá al hacer esto podrá aplicarse una vez que su agenda vuelva a la normalidad, lo que puede llevar su planificación y productividad a niveles de superhéroe.

3. Decidir

La siguiente clave es tomar lo que aprendió al priorizar y decidir qué hará , delegará y descartará.

A menudo puede ser la clave más importante para garantizar que todo en lo que estás involucrado continúe funcionando como si tu agenda nunca hubiera cambiado.

Volvamos a los cuatro cuadrantes de urgencia e importancia anteriores y veámoslos a través del prisma de lo que debe hacer, delegar o descartar.

  1. Urgente e Importante: Delega cuando tengas a alguien capaz de manejarlo, en caso contrario hazlo tú mismo.
  2. No urgente e importante: hágalo usted mismo. Lo más probable es que su capacidad para sobresalir en estas actividades sea lo que lo mantiene en la posición en la que se encuentra y lo que puede generar el mayor valor a largo plazo para usted y su empresa.
  3. Urgente y sin importancia: delegue en alguien capaz de manejarlo (especialmente si pudo aprender algo de la experiencia), o considere descartarlo por completo.
  4. No urgente ni importante: descartar. ¡No tienes tiempo para estas cosas!

Ahora permítanme ofrecer una advertencia importante...

La explosión de tu agenda personal no es una licencia para delegar (o descartar) todo. Así que no abrumes a los miembros de tu equipo enviándoles una avalancha de nuevos trabajos. Intenta ser estratégico.

La delegación es tanto una oportunidad para ahorrarle tiempo como una oportunidad para brindarles a personas más ecológicas o nuevas que usted una experiencia valiosa.

Siempre que sea posible, trate de hacer coincidir lo que delega con lo que fomentará el crecimiento de la persona o personas a las que delega. Y asegúrese de colocar los nuevos deberes de esta manera cuando los explique.

A medida que yo mismo atravesé este proceso, he sido extremadamente afortunado de contar con personas como Will DeWitt y Loryn Thompson listas, dispuestas y entusiasmadas por abordar nuevas responsabilidades. Están ansiosos por aprender y crecer, además de ser extremadamente capaces.

Tener gente así en tu equipo ciertamente hace que delegar sea mucho más fácil. Y cuando puedes ser inteligente y estratégico acerca de lo que delegas y descartas, te permite concentrarte mucho más en lo que vas a hacer.

4. Identificar

Ahora que sabes lo que vas a hacer, delegar y despedir, es hora de empezar a organizar cuándo vas a hacer las cosas.

Antes de sentarte y empezar a golpear frenéticamente el teclado como si fueras Bruce Todopoderoso , lo mejor es organizarte.

Sí, organizarse requerirá algo de tiempo.

Y sí, el tiempo es lo que te escasea en estos momentos.

Entonces puedes pensar:

“No tengo tiempo para jugar con mi calendario y mi lista de tareas pendientes. ¡Necesito ir a trabajar, hombre!

Pero este es un paso atrás que te ayudará a dar dos, tres, cuatro pasos hacia adelante a medida que avanzas en tus días. Es menos un gasto de tiempo y más una inversión, y dará sus frutos.

A continuación, comenzaremos a planificar lo que hará durante cada uno de los bloques de tiempo. Esa es la clave número 5. Pero hay un paso que debe darse antes de ese: identificar los bloques de tiempo que tiene disponibles para trabajar.

Hacer esto ayuda enormemente.

Uno de los mayores desafíos que encontré al pasar de un día de trabajo prácticamente ininterrumpido durante el horario laboral normal a sesiones de trabajo dispersas en cualquier momento del día en el que podía incluirlas, fue lo desorganizado que se sentía todo.

Pero reconocer los bloques de tiempo constantes que tenía, con los que podía contar, me ayudó a relajarme y encontrar orden dentro del caos.

  • Sabía que podía levantarme temprano y trabajar en paz y tranquilidad durante 90 minutos.
  • Sabía que podía tener dos bloques de tiempo de 60 a 90 minutos durante el día mientras mi hija dormía la siesta, una vez que finalmente descubrí cómo hacer que durmiera la siesta en su cuna y no en el cochecito. (E incluso podría programar tentativamente llamadas o grabaciones de podcasts alrededor de estas ventanas, ya que eran algo estándar en el día a día).
  • Sabía que podía revisar el correo electrónico y hacer algunas tareas urgentes/importantes durante el almuerzo mientras mi esposa estaba en casa, y luego media hora después de que ella regresara a casa después del trabajo.
  • Sabía que entonces podría tener todo el tiempo que necesitara después de cenar… aunque intenté no abusar de esto y quedarme despierto hasta tarde ya que, volviendo al primer punto anterior, también quería levantarme temprano.
  • Y finalmente, supe que básicamente podía trabajar horas de tiempo completo y más los fines de semana.

Estos se convirtieron en bloques de tiempo que podía incluir en mi calendario. Solo necesitaba completar las tareas pendientes que cumpliría durante cada una.

Este proceso realmente me ha ayudado a anclar mi día y evitar que me sienta abrumado.

5. Planificar

Dicho esto, todavía me siento inevitablemente abrumado.

Pero una vez que identifiqué qué estaba causando ese sentimiento, se volvió más fácil de superar.

Esto es lo que me di cuenta...

Cada vez que me he sentido abrumado ha sido porque dejé pasar un bloque de tiempo sin lograr algo específico e importante. Luego pasaba el trabajo extra al siguiente bloque de tiempo, o al fin de semana (uf), lo que me llevaba a sentir que tenía demasiado que hacer y que no podía terminarlo todo.

La solución siempre es sencilla: tómate un tiempo para planificar lo que haré con cada bloque de tiempo, de modo que tan pronto como comience pueda empezar a trabajar en lugar de tratar de descubrir qué voy a hacer.

Esto podría parecer un paso adicional.

¿No puedes simplemente tomarte unos minutos al comienzo de cada bloque, revisar tu lista de tareas pendientes, elegir el elemento más importante y empezar a trabajar?

Tal vez. Quizás eso funcione para ti. Sólo sé que no es así para mí.

La atracción por revisar el correo electrónico, Twitter o abrir Feedly siempre es fuerte cuando me dejo caer frente a mi computadora. FoMO es una droga increíble. Y mientras que antes tenía un poco de tiempo libre en mi día para caer en madrigueras de conejos, ahora no lo tengo.

Si sé exactamente en qué voy a trabajar cuando me siento frente a la computadora, me pongo a trabajar en ello. Esto garantiza que logré un progreso significativo en algo que importa.

Entonces, y sólo entonces, si termino y tengo tiempo extra al final del bloque de tiempo, puedo hacer una revisión rápida del correo electrónico, las redes sociales y las noticias. En ese momento, no tengo que preocuparme por perder demasiado tiempo en posibles madrigueras de conejos, porque ya he marcado un elemento importante... y porque las hijas que gatean, lloran o son mimosas son el antídoto definitivo contra cualquier madriguera de conejo tonta. .

6. Enfoque

Como puede ver, cada clave se basa en las anteriores.

Las primeras cinco claves (comunicar, priorizar, decidir, identificar y planificar) conducen en una dirección muy específica que le permite concentrarse en realizar el trabajo importante incluso cuando su agenda está desordenada.

Y cada una de esas claves no tiene sentido si no eres lo suficientemente disciplinado para concentrarte.

Así que haz lo que tengas que hacer para asegurarte de que tu atención permanezca enfocada en la dirección que necesita durante tus bloques de tiempo.

Como mencioné, identificar primero la actividad específica en la que trabajaré durante cada bloque de tiempo me ayuda a concentrarme.

Aquí hay algunas otras técnicas más sutiles que también han ayudado:

  • Eliminar el ícono de la aplicación Twitter de la base de escritorio de mi Mac
  • Poner mi teléfono en otra habitación
  • Desactivar Slack o al menos posponer las notificaciones
  • Usar auriculares y reproducir música si no estoy escribiendo (ya que no puedo escribir con música)
  • Salir de casa, si las distracciones nocturnas o del fin de semana son demasiadas

Estas son sólo algunas técnicas que me han funcionado.

Me ayudó el hecho de que intenté ser brutalmente honesto conmigo mismo. Y si bien parece una tontería tener que ocultarme el ícono de Twitter, sé que lo revisaré menos sin que esa señal visual capte el rabillo del ojo cuando miro la pantalla. Entonces vale la pena.

No tengo minutos, ni siquiera segundos, que perder ahora mismo. Tengo que proteger mi enfoque.

Entonces, si alguna vez te encuentras en una situación de destrucción de agenda como la mía, sé brutalmente honesto contigo mismo.

¿Qué cambios puedes hacer, incluso los más pequeños, que eliminarán posibles distracciones y te ayudarán a concentrarte ?

Sin concentración, nunca lograrás hacer lo suficiente.

7. Sea amable

Por último, no olvides ser amable... especialmente contigo mismo.

Entiende que no eres ni Superman ni Wonder Woman. No puedes hacerlo todo.

Fíjese expectativas realistas y luego podrá trabajar para superarlas. La confianza que obtenga al hacerlo impulsará su productividad en el futuro.

También comprenda que las transiciones pueden llevar un poco de tiempo.

Cuando estás acostumbrado a tener ocho horas de trabajo ininterrumpido durante los días hábiles y estas se dividen y distribuyen a lo largo de la semana, tendrás un período de adaptación. Entonces, cuando inevitablemente tropieces un poco y al principio te cueste igualar tus niveles anteriores de producción, ten un poco de compasión por ti mismo.

Y sea amable con aquellos a quienes también afecta su ajuste de horario, lo que nos lleva de regreso al punto 1 anterior. La comunicación es muy importante y es una forma esencial de bondad, especialmente en una situación como esta.

Es mucho mejor ser sincero sobre un cambio en lo que puede manejar, o incluso una caída en la productividad, para que otros puedan planificarlo y prepararse para ello también. De esta manera, todos los involucrados y afectados podrán afrontarlo de la mejor manera posible, tanto a corto como a largo plazo.

¿Alguna vez se ha enfrentado a una situación que altera su horario similar a la que describí aquí? ¿Cómo lo manejaste? ¿Qué otras claves para afrontar con éxito el cambio descubrió?

Comparta sus experiencias en los comentarios a continuación.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Subir
Suscribete a Nuestro Boletin
Ingresa tu correo y suscribete  Learn more!
icon