Comunicación exitosa en el trabajo: consejos sinceros de Loryn Cole de Copyblogger

Como últimamente me han interesado los pequeños ajustes que todos podemos hacer para mejorar nuestras habilidades de comunicación (incluso si ya estamos orgullosos de ellos), quería hablar con mi compañera de trabajo Loryn Cole sobre el tema.

Loryn es analista de datos de Copyblogger y compartimos un estilo similar en lo que respecta a la comunicación.

Algunos podrían llamarlo comunicación excesiva.

Lo llamamos evitar la falta de comunicación.

Aquí está mi conversación con Loryn sobre la comunicación exitosa en el lugar de trabajo.

Si quieres escuchar más “¡Eres genial!” respuestas por correo electrónico de sus compañeros de trabajo, clientes o jefes, compruébelo.

P: ¿Qué elementos componen el tipo de correos electrónicos o notas de proyecto que le gusta leer?

Loryn: Me suelen gustar los correos electrónicos y las notas de proyectos que tienen dos cualidades aparentemente contradictorias: son claros y concisos, pero también completos y de amplio alcance.

Las buenas comunicaciones de proyectos utilizan la menor cantidad de palabras posibles para comunicar lo que es importante, pero también se aseguran de cubrir todos los detalles importantes.

La redacción es breve, pero el contenido es completo.

También aprecio que la gente se tome el tiempo para escribir metas y objetivos para el proyecto . Con demasiada frecuencia, asumimos que esto es obvio para las personas involucradas, y tal vez eso sea cierto algunas veces, pero definitivamente no es cierto todo el tiempo.

Si no escribes nada más sobre un proyecto, escribe tus metas, estrategia u objetivos, porque, si te perdiste algo más, esto ayudará a tus compañeros de equipo a llenar los vacíos y apropiarse del proyecto.

P: ¿Puede describir los detalles que escribe para asegurarse de que a los destinatarios les guste leer sus correos electrónicos o notas del proyecto?

Loryn: No puedo decir con certeza si a otras personas les gusta o no leer mis correos electrónicos... Pero sí puedo decir que hago todo lo posible para que sean fáciles de leer. Esto significa utilizar mucha puntuación y formato en lugar de oraciones completas, y siempre dividir los párrafos cuando tengan más de dos o tres líneas.

Escribir correos electrónicos siempre me recuerda esa cita de Mark Twain: "No tuve tiempo de escribir una carta corta, así que escribí una larga".

Olvidamos que escribir un correo electrónico o una descripción de un proyecto conciso y útil requiere trabajo.

No puedes esperar que tu primer borrador desordenado de notas tenga sentido para la persona que necesita ejecutar el proyecto.

Disminuya la velocidad, tómese su tiempo y sienta empatía con la persona que deberá actuar según sus palabras .

P: ¿Tiene algún proceso para revisar su comunicación escrita antes de enviarla o publicarla?

Loryn: No particularmente, pero trato de limitar el trabajo que tendrá que hacer la siguiente persona asegurándome de vincular recursos y documentos importantes.

Por ejemplo, si hago referencia a un documento, lo vinculo o al menos les digo dónde encontrarlo.

Y, por supuesto, reviso lo que he escrito para garantizar claridad, gramática, legibilidad y minuciosidad.

P: ¿Cómo gestionas las diferentes formas de comunicarte en el trabajo (correo electrónico, Skype, Slack, Trello, etc.)?

Loryn: Cada plataforma atiende a un nicho de comunicación diferente, lo que significa que a veces hay que duplicar sus esfuerzos.

Por ejemplo, cuando termino un informe sobre uno de nuestros proyectos completados, agrego el informe a la tarjeta Trello y luego también lo envío al equipo en Slack con un breve resumen.

Hago esto porque Slack es generalmente un mejor medio para lograr interacciones más rápidas; idealmente, quiero que la gente lea el informe (o al menos el resumen) y me haga preguntas al respecto. Descubrí que esto rara vez sucede en herramientas de gestión de proyectos como Trello.

Pero el informe también debe publicarse en Trello porque es una parte importante de la documentación de nuestro proyecto. En el futuro, si alguien regresa para ver lo que hicimos en el proyecto, quiero que tenga el informe sobre cómo se desempeñaron nuestros esfuerzos.

Entonces, para administrar tus plataformas de comunicación, debes ser consciente de cómo se utiliza cada plataforma y qué tipo de información tus compañeros esperan encontrar en cada una.

Incluso si esto significa que ocasionalmente compartes información duplicada entre plataformas, es mejor hacerlo que no tener la información donde se necesita.

P: ¿Por qué es tan frustrante la falta de comunicación en el trabajo?

Loryn: La comunicación es el alma del lugar de trabajo moderno, y esto es aún más cierto para empresas remotas como la nuestra.

Sin comunicación (que incluye documentación), el trabajo remoto se convierte en un juego circular de "¿Dónde está ese archivo?" y "¿Alguien sabe cómo hacer esto?" y "¿Cuándo volveremos a lanzar ese nuevo libro electrónico?"

Tendemos a pensar que la falta de comunicación en el trabajo es un caso de malentendido, en el que dos partes piensan de manera diferente sobre una tarea y terminan creando objetivos finales completamente dispares.

Y eso puede suceder a veces. Pero más a menudo, lo que he visto es que la falta crónica de comunicación (y la falta de comunicación) a menudo toma la forma de confusión y desorganización. Y con el tiempo, esa desorganización socavará el sentido de agencia de sus compañeros de trabajo.

Al principio, las personas preguntarán cosas que no pueden encontrar o descifrar por sí mismas. Pero con el tiempo, resulta agotador preguntar continuamente dónde están las cosas o cómo realizar las tareas básicas, especialmente cuando las cosas cambian, y hace que los equipos se sientan desarticulados y alienados.

Con mala comunicación, su empresa funciona como amigos que intentan preparar la cena en una casa alquilada en un lago. Al final, una o dos personas acaban haciendo de todo, mientras el resto empieza una partida de Cartas Contra la Humanidad.

Para que sus empleados hagan su mejor trabajo, su oficina debe funcionar más como una cocina profesional, donde todos sepan cuál es su función y dónde encontrar todo lo que necesitan.

P: ¿En qué momento, si es que hay alguno, la comunicación excesiva se convierte en una carga para todos los involucrados?

Loryn: La comunicación excesiva puede convertirse en una carga cuando los compañeros de equipo no están de acuerdo sobre cómo utilizar sus herramientas de comunicación.

Por ejemplo, si un compañero de equipo solo comunica información importante en Slack y usa "@canal" en cada mensaje, rápidamente se vuelve molesto y no es útil, y luego alguien más tiene que traducirlo a la herramienta de gestión de proyectos.

Los equipos deben tener pautas claras sobre cómo usar sus herramientas y qué información pertenece a dónde.

Pero el exceso de comunicación sobre el tipo incorrecto de información también puede convertirse en una molestia.

Demasiada comunicación sobre hechos (“¿Cuándo lanzaremos esto?” “¿Qué página de destino usaremos?”) resulta confusa y frustrante para todos. Este tipo de comunicación excesiva debería resolverse con mejores procesos y documentación, en lugar de preguntas de ida y vuelta.

P: ¿Cómo se relaciona una mejor comunicación con una mayor productividad?

Loryn: La respuesta fácil a esta pregunta es que los buenos procesos y la documentación ahorran tiempo: si todos saben dónde están las cosas, las personas pueden hacer su trabajo más rápido, como en la analogía de la cocina profesional que mencioné anteriormente.

Pero lo más importante es que cuando todos saben dónde encontrar la información que necesitan y cómo comunicarse, los compañeros de equipo se sienten más dueños de su trabajo y la conversación pasa de "¿Dónde encuentro cosas?" a "¿Cómo podemos hacerlo mejor?"

La productividad no se trata sólo de hacer las cosas; se trata de hacer las cosas correctas y progresar en sus objetivos .

Si su empresa tiene mala comunicación, es probable que usted y sus compañeros de equipo se sientan abrumados y ocupados. Con una mejor comunicación, es posible que se sienta menos ocupado y podrá concentrarse en proyectos, iniciativas y preguntas que mejoren su trabajo y su empresa.

P: ¿Existe algún truco para evitar el exceso de mensajes de ida y vuelta?

Loryn: En mi experiencia, los tipos de mensajes de ida y vuelta que son más irritantes y hacen perder el tiempo son sobre hechos (“¿Dónde encuentro esto?”) o aprobaciones (“¿Está bien si hago esto?” ).

Para reducirlos, debes hacer dos cosas:

  1. Documente claramente la información importante y asegúrese de que todos sepan dónde encontrarla.
  2. Capacite a sus compañeros de equipo para que asuman sus responsabilidades dentro de los proyectos.

Un empleado que se siente inseguro de su papel en la empresa buscará la aprobación de un “superior” para cada pequeña tarea, lo que supone una pérdida de tiempo para ambas partes.

Crear una cultura de buena comunicación puede ayudar, como ya mencioné. Pero también debe asegurarse de que los empleados sepan que confía en ellos para hacer su trabajo.

P: ¿Qué pueden hacer las personas, a partir de hoy, para comunicarse más eficazmente con sus compañeros de trabajo, clientes o jefes?

Loryn: La próxima vez que escribas un correo electrónico o el alcance de un proyecto, ponte en la posición del lector.

  • ¿Qué necesitan saber para actuar?
  • ¿Qué puedes hacer para que la información sea lo más clara y fácil de leer posible?
  • ¿Qué suposiciones está haciendo que deberían declararse explícitamente?

Al hacer esto, no solo escribirá mejores correos electrónicos, propuestas, documentación o solicitudes, sino que también construirá relaciones mejores y más sólidas con las personas con las que trabaja .

Un ti…

¿Cuáles son sus principales consejos para comunicarse de manera más efectiva con sus compañeros de trabajo, clientes o jefes?

Comparte en los comentarios abajo.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Subir
Suscribete a Nuestro Boletin
Ingresa tu correo y suscribete  Learn more!
icon