Por qué una comunicación clara refleja un jardín en crecimiento

Si trabaja con un equipo o para clientes, probablemente desee tener una mejor comunicación.

Incluso con los mejores y más productivos equipos y relaciones con los clientes , las cosas siempre pasan desapercibidas.

Reuniones que deberían haber sido correos electrónicos, mensajes instantáneos de ida y vuelta, tareas muy retrasadas que se ignoran y mal entendidas.

En un mundo ideal, todos tendríamos exactamente la información correcta en el momento exacto.

Pero incluso con nuestro arsenal de herramientas, incluido el correo electrónico, la mensajería instantánea, las plataformas de gestión de proyectos y más, parece que nunca podremos alcanzar ese nirvana de la información.

He estado en varios equipos que tuvieron problemas con la comunicación (algunos remotos, otros en persona, algunos inherentemente disfuncionales y otros increíbles) y me di cuenta de que la raíz de los problemas de comunicación no tenía que ver con herramientas o procesos en absoluto.

Se trataba de mentalidad.

No puedes simplemente matar todas las malas hierbas.

A finales de marzo, mi esposo y yo compramos nuestra primera casa, y una de mis cosas favoritas es el hermoso patio trasero lleno de bulbos y arbustos en flor.

Sin embargo, después de mudarnos, miré más de cerca nuestros macizos de lirios, rododendros y rosas y encontré… malas hierbas.

Mi impulso fue levantarlos a todos.

Un sábado por la tarde, llené medio contenedor de abono con dientes de león, cebollas silvestres, moluscos y berros… solo para mirar hacia arriba y darme cuenta de que ni siquiera había terminado la mitad del camino.

Tenía que haber una mejor manera.

Como buen nuevo propietario de una casa, recurrí a Google en busca de consejos sobre el cuidado del césped y descubrí que el problema no eran realmente las malas hierbas, sino el jardín mismo.

Nuestro paisaje estaba demasiado extendido, por ejemplo, y era necesario volver a cubrir todas las camas con mantillo. Pero lo peor de todo es que la hierba había drenado los nutrientes del suelo.

Incluso si hubiera arrancado todas las malas hierbas esa tarde, habrían regresado en una semana.

En cambio, para mantener mi jardín hermoso sin sesiones maratónicas de arrancado de malezas, necesitaba abordar los problemas subyacentes y cultivar mejor el entorno adecuado para el jardín que quería.

En ese sentido, la comunicación en el lugar de trabajo es como un jardín. La comunicación es una entidad creciente y cambiante, casi orgánica por derecho propio, y si no se estructura y cuida adecuadamente, puede salirse de control.

Sin mencionar que algunos tipos de comunicación son útiles y buenos, como una conversación innovadora con un cliente (o mis hermosos iris). Otros, como los constantes correos electrónicos de ida y vuelta, son más bien malas hierbas molestas.

Cuando nos proponemos agilizar la comunicación en el trabajo, tendemos a empezar con una actitud de “arrancar toda la maleza”.

Es como la cruzada contra las reuniones, o la “bandeja de entrada cero”. Estos movimientos de todo o nada ignoran que, a veces, se necesita una buena y larga reunión para trabajar en un proyecto, y que el correo electrónico no tiene por qué ser siempre despiadadamente eficiente.

Mejorar la comunicación en el trabajo no se trata de eliminarla. Se trata de aprender la diferencia entre dientes de león y narcisos y de cultivar un entorno donde los narcisos florezcan.

Cómo nuestras herramientas cambian la forma en que pensamos sobre la comunicación

Al vivir en una época en la que podemos interactuar fácil e instantáneamente con miembros del equipo al otro lado del mundo, es fácil olvidar lo difícil que solía ser la comunicación.

Hace unas décadas, las oficinas funcionaban con papel y faxes, salas de notas y correo, e incluso complejos sistemas de tubos neumáticos.

Empleábamos personas para archivar y escribir, y si necesitabas entregar rápidamente un contrato importante a un cliente al otro lado de la ciudad, pagabas a un mensajero para que lo llevara.

En comparación con Internet, esa logística que antes era rutinaria parece complicada y agotadora.

Pero no importa cuán rápido o barato sea mover información de un lugar a otro, el acto de una buena comunicación ha sido, y siempre será, trabajo.

En general, no soy alguien que culpe ciegamente a Internet por los males de la sociedad. Pero me parece que debido a que la comunicación se ha vuelto tan fácil y sin restricciones, tal vez nos hayamos vuelto un poco vagos.

Si sólo tienes 50 caracteres para transmitir un mensaje importante en un telegrama, los utilizas bien. Si tiene que escribir una nota, hacer 30 copias y distribuirla manualmente a su equipo, se asegurará de que la nota tenga la información correcta.

No estoy diciendo que todos los que escribieron un memorando o un telegrama lo hicieron cuidadosa y perfectamente. Pero cuando tenemos tantas opciones de herramientas y plataformas para ayudarnos a comunicarnos , es fácil culparlas por nuestros malos hábitos de comunicación.

Cuando realmente, el problema es:

No estamos haciendo el trabajo de pensar detenidamente la información y por qué la compartimos, poniéndonos en el lugar de la persona que la necesita.

Las herramientas, plataformas y procesos que utilizamos para comunicarnos son solo la estructura. En nuestra analogía con el jardín , serían el paisajismo, el plan para qué plantas vas a cultivar y dónde.

Sin duda, el paisajismo inteligente es parte de una estrategia de prevención de malezas, pero el paisajismo por sí solo no puede solucionar las malas condiciones.

Los helechos plantados bajo demasiado sol se marchitarán, las rosas sin drenaje se pudrirán, la hierba sin nutrientes morirá y los dientes de león tomarán el control.

De la misma manera, si su equipo no brinda a sus herramientas y procesos de gestión de proyectos el cuidado, la atención y la energía que necesitan, en su lugar proliferará una comunicación molesta y deficiente.

Aprende a cultivar una buena comunicación.

Si su equipo tiene dificultades con la comunicación y la gestión de proyectos, tal vez sea hora de reconsiderar su forma de pensar.

Pregúntese:

¿Estamos creando el tipo adecuado de condiciones para una buena comunicación?

La solución será diferente para cada equipo, pero es importante recordar que la comunicación productiva y útil no siempre ocurre de forma natural.

Si desea reducir la pérdida de tiempo en comunicaciones y sacar lo mejor de su equipo, primero debe crear el entorno adecuado para que florezca una buena comunicación.

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